Horaires hybrides/télétravail

Conseils pour réussir le travail hybride et le télétravail pour les gestionnaires et les employés

Conseils pour tout le monde

• Hormis le fait de ne pas être au bureau, vos collègues et contacts professionnels extérieurs à l'agence ne devraient percevoir aucune différence dans votre travail ou vos relations professionnelles qui indiquerait que vous n'êtes pas au bureau.
• Transférez votre téléphone de bureau vers votre numéro de téléphone portable.
• Si vous n’avez pas de téléphone mobile, vérifiez votre messagerie vocale au moins une fois par heure pour vous assurer de ne pas manquer un message important. 
• Répondez aux messages vocaux et aux e-mails dans les meilleurs délais.
• Il n'est pas nécessaire de modifier votre message d'accueil de messagerie vocale pour indiquer que vous travaillez à domicile. Vous répondrez fréquemment aux appels sur votre téléphone portable ou consulterez la messagerie vocale de votre téléphone de bureau, et vous répondrez comme vous le feriez si vous étiez au bureau. 
• Il n'est pas nécessaire de configurer un message d'absence du bureau indiquant que vous êtes absent du bureau et que vous travaillez à domicile. Vous répondrez aux e-mails comme si vous étiez au bureau, aucun message d'absence n'est donc nécessaire. 
• Commencez votre journée de travail de la même manière que si vous vous rendiez au bureau. Bien sûr, vous pouvez vous réveiller un peu plus tard car vous n'avez pas à vous rendre au bureau, mais accordez-vous du temps pour commencer votre journée avant de vous mettre au travail. Essayez de conserver votre routine matinale habituelle. 
• Habillez-vous pour le travail. Portez une tenue confortable, mais les vêtements que vous portez vous aideront à passer en « mode travail ». Rester en pyjama toute la journée n'envoie pas à votre cerveau le message qu'il est temps de travailler. 
• Respectez les heures de travail normales. Si vous commencez normalement votre travail à 8 h, commencez votre travail à domicile à la même heure. Prenez des pauses comme vous le feriez au bureau. Faites de courtes pauses pour quitter l'écran des yeux, levez-vous et marchez un peu. Prenez votre pause déjeuner. 
• Travaillez sur la liste « honey do » après vos heures de travail. Lorsque vous mélangez travail et corvées, l'un ou l'autre, voire les deux, en pâtiront. Lorsque cela se produit, votre superviseur, votre conjoint ou les deux seront mécontents de vous. 
• Trouvez un espace confortable et calme chez vous pour travailler. Si vous n'avez pas de bureau séparé chez vous, essayez la table de la salle à manger ou un endroit avec de l'espace pour travailler, à l'écart des enfants et de la télévision. 
• La présence d'enfants à la maison nécessitant de l'attention ou de l'aide pour leurs devoirs peut compliquer le télétravail. Séparez votre temps avec les enfants et votre temps de travail, n'essayez pas de faire les deux en même temps. Relayez-vous avec votre conjoint pour vous occuper des enfants. Si vos enfants peuvent être laissés seuls avec une occupation pendant une courte période, installez-les avec des jeux ou leurs devoirs et effectuez votre travail en même temps. 

Conseils pour les employés

• Planifiez votre journée de travail. Faites des listes de tâches, définissez des rappels, notez les choses dans votre calendrier, faites tout ce dont vous avez besoin pour planifier votre journée et rester sur la bonne voie. Ne faites pas cela « au hasard ». 
• Tenez votre superviseur informé de ce sur quoi vous travaillez et de ce que vous avez terminé. 
• Utilisez tous les moyens de communication électroniques disponibles (e-mail, SMS, chat, réunion virtuelle) mais utilisez également le téléphone pour parler à vos collègues, à votre superviseur et à vos relations professionnelles extérieures. Avoir des conversations vocales est un moyen très puissant pour vous et vos collaborateurs de vous sentir connectés. De nombreuses personnes ont besoin de cette forme de communication pour éviter de se sentir isolées. Il ne s'agit peut-être pas de vous, mais cela pourrait être la personne à qui vous parlez. 
• Si vous n'avez pas assez de travail pour vous occuper pendant toute une journée, demandez à votre superviseur sur quoi d'autre vous pouvez travailler. 
• Signalez immédiatement les problèmes d'accès aux systèmes et aux fichiers dont vous avez besoin.
• Selon votre service Internet à domicile, vous devrez peut-être éteindre d'autres appareils connectés à Internet pour obtenir une vitesse optimale. 

Pour les responsables

• La seule différence dans la supervision quotidienne d'un employé en télétravail est que vous ne pouvez pas lui parler en personne. En dehors de cela, la façon dont vous mesurez si le travail est effectué est la même. Le simple fait d'être au bureau ne signifie pas automatiquement que le travail est en train d'être effectué. De même, le fait de ne pas pouvoir voir réellement un employé ne signifie pas automatiquement que le travail n'est pas effectué. 
• Le télétravail implique un changement dans la manière dont vous communiquez avec un employé lorsque vous ne pouvez pas lui parler en personne. 
• Utilisez toutes les technologies de communication disponibles. (E-mail, SMS, chat, réunion virtuelle et téléphone) Il faudra peut-être un peu d'essais pour voir ce qui fonctionne le mieux pour vous et vos employés. 
• Fixez des attentes raisonnables à votre personnel en télétravail. Mettez vos employés sur la voie de la réussite. 
• Ne surchargez pas le travail. Les charges de travail doivent être cohérentes avec les périodes où l'employé est au bureau. 
• Si vous n'êtes pas à l'aise avec le fait de faire le point avec un employé par e-mail, organisez un appel téléphonique ou un appel vidéo quotidien. 
• Donnez le bon exemple en tant que télétravailleur lorsque vous faites du télétravail. Faites tout ce que vous attendez de votre personnel en télétravail.