FOIA

Pour demander des documents à DRPT, vous pouvez adresser votre demande à :

Andrew Wright
600 East Main Street, Suite 2102
Richmond, VA 23219
804-241-0301
Fax : 804-225-3752
andrew.wright@drpt.virginia.gov

Vous pouvez également la contacter pour toute question relative à la demande de documents auprès du DRPT. En outre, le Conseil consultatif sur la liberté de l'information est à votre disposition pour répondre à toutes les questions que vous pourriez avoir sur la FOIA. Le Conseil peut être contacté par courrier électronique à l'adresse foiacouncil@leg.state.va.us ou par téléphone à l'adresse 804-698-1810 ou 1-866-448-4100. Le formulaire de commentaire public en ligne hébergé par le Virginia Freedom of Information Advisory Council est disponible à l'adresse suivante : http://foiacouncil.dls.virginia.gov/sample%20letters/welcome.htm.

Droits et responsabilités :

• Les droits des demandeurs et les responsabilités du ministère des chemins de fer et des transports publics de Virginie en vertu de la loi sur la liberté de l'information de Virginie. La loi de Virginie sur la liberté de l'information (FOIA), située à l'article 2.2-3700 et. seq. du code de Virginie, garantit aux citoyens du Commonwealth et aux représentants des médias l'accès aux documents publics détenus par les organismes publics, les fonctionnaires et les employés publics.
• Un document public est un écrit ou un enregistrement - qu'il s'agisse d'un document papier, d'un fichier électronique, d'un enregistrement audio ou vidéo, ou de tout autre format - qui est préparé ou détenu par un organisme public ou ses fonctionnaires, employés ou agents dans le cadre d'une activité publique. Tous les documents publics sont présumés ouverts et ne peuvent être retenus que si une exemption statutaire spécifique s'applique. Le DRPT conserve les archives publiques relatives à certains projets et programmes ferroviaires et de transport en commun mis en œuvre dans le Commonwealth.
• La politique de la FOIA stipule que l'objectif de la FOIA est de promouvoir une sensibilisation accrue de toutes les personnes aux activités gouvernementales. Dans le cadre de cette politique, la FOIA exige que la loi soit interprétée de manière libérale, en faveur de l'accès, et que toute exemption permettant de ne pas divulguer des documents publics soit interprétée de manière restrictive.

Vos droits en matière de FOIA :

• Vous avez le droit de demander à consulter ou à recevoir des copies des documents publics que le DRPT possède, ou les deux.
• Vous avez le droit de demander que les frais liés aux documents demandés soient estimés à l'avance.
• Si vous estimez que vos droits en matière de FOIA ont été violés, vous pouvez déposer une requête auprès d'un tribunal de district ou de circuit afin d'obtenir le respect de la FOIA.

Demander des documents à la DRPT :

• Vous pouvez demander des dossiers par courrier américain, par télécopie, par courrier électronique, en personne ou par téléphone. La FOIA n'exige pas que votre demande soit faite par écrit, et vous n'avez pas besoin d'indiquer spécifiquement que vous demandez des documents en vertu de la FOIA.
• D'un point de vue pratique, il peut être utile, tant pour vous que pour la personne qui reçoit votre demande, de formuler votre demande par écrit. Cela vous permet d'enregistrer votre demande. Elle nous permet également de savoir clairement quels dossiers vous demandez, afin d'éviter tout malentendu à propos d'une demande verbale. Toutefois, nous ne pouvons pas refuser de répondre à votre demande de FOIA si vous choisissez de ne pas la formuler par écrit.
• Votre demande doit identifier les documents que vous recherchez avec une « précision raisonnable ». Il s'agit d'une norme de bon sens. Elle ne fait pas référence au volume ou au nombre de documents que vous demandez et ne les limite pas ; elle exige au contraire que vous soyez suffisamment précis pour que nous puissions identifier et localiser les documents que vous recherchez.
• Votre demande doit porter sur des dossiers ou des documents existants. La FOIA vous donne le droit d'inspecter ou de copier des documents ; elle ne s'applique pas à une situation où vous posez des questions générales sur le travail de l'Agence, et n'exige pas non plus que le DRPT crée un document qui n'existe pas.
• Vous pouvez choisir de recevoir des documents électroniques dans n'importe quel format utilisé par le DRPT dans le cadre de ses activités courantes. Par exemple, si vous demandez des documents conservés dans une base de données Excel, vous pouvez choisir de recevoir ces documents par voie électronique, par courriel ou sur un disque informatique, ou de recevoir une copie imprimée de ces documents.
• Nous vous informons par écrit que les documents demandés sont introuvables ou inexistants (nous ne possédons pas les documents que vous souhaitez). Toutefois, si nous savons qu'un autre organisme public détient les documents demandés, nous devons inclure les coordonnées de l'autre organisme public dans notre réponse.
• Si nous avons des questions concernant votre demande, veuillez coopérer avec le personnel du DRPT pour clarifier le type de documents que vous recherchez ou pour tenter de parvenir à un accord raisonnable sur la réponse à une demande importante. Le dépôt d'une demande de FOIA n'est pas une procédure contradictoire, mais il se peut que nous devions discuter de votre demande avec vous afin de nous assurer que nous comprenons bien les documents que vous recherchez.

 

Les responsabilités du DRPT dans la réponse à votre demande :

• Le DRPT doit répondre à votre demande dans les cinq jours ouvrables suivant sa réception. "Le premier jour est considéré comme le jour suivant la réception de votre demande. La période de cinq jours ne comprend pas les week-ends ni les jours fériés.
• La raison pour laquelle vous demandez des documents publics au DRPT n'est pas pertinente, et nous ne pouvons pas vous demander pourquoi vous voulez les documents avant de répondre à votre demande. La FOIA autorise toutefois le DRPT à vous demander de fournir votre nom et votre adresse légale.
• La FOIA exige que le DRPT apporte l'une des réponses suivantes à votre demande dans le délai de cinq jours :
  1. Nous vous fournissons les documents que vous avez demandés dans leur intégralité.
  2. Nous ne divulguons pas tous les documents que vous avez demandés, car ils font tous l'objet d'une exemption statutaire spécifique. Si tous les documents sont retenus, nous devons vous envoyer une réponse par écrit. Cet écrit doit identifier le volume et le sujet des documents retenus et indiquer la section spécifique du code de Virginie qui nous autorise à retenir les documents.
  3. Nous fournissons certains des documents que vous avez demandés, mais nous retenons d'autres documents. Nous ne pouvons pas retenir l'intégralité d'un dossier si seule une partie de celui-ci est soumise à une exemption. Dans ce cas, nous pouvons expurger la partie du dossier qui peut être retenue et devons vous fournir le reste du dossier. Nous devons vous fournir une réponse écrite indiquant la section spécifique du Code de Virginie qui permet de ne pas divulguer certaines parties des documents demandés.
  4. S'il est pratiquement impossible pour le DRPT de répondre à votre demande dans le délai de cinq jours, nous devons l'indiquer par écrit en expliquant les conditions qui rendent la réponse impossible. Nous disposerons ainsi de sept jours ouvrables supplémentaires pour répondre à votre demande, soit un total de 12 jours ouvrables pour répondre à votre demande.
• Si vous demandez un très grand nombre de documents et que nous estimons ne pas pouvoir vous les fournir dans un délai de 12 jours sans perturber nos autres responsabilités organisationnelles, nous pouvons demander au tribunal un délai supplémentaire pour répondre à votre demande. Toutefois, la FOIA exige que nous fassions un effort raisonnable pour parvenir à un accord avec vous concernant la production des documents avant de saisir le tribunal pour demander un délai supplémentaire.

Le code de Virginie permet à tout organisme public de ne pas divulguer certains documents. Le DRPT retient généralement les documents sous réserve des exemptions suivantes :

• Dossiers du personnel (§ 2.2-3705.1 (1) du code de la Virginie)
• Documents soumis au secret professionnel (§ 2.2-3705.1 (2)) ou le produit du travail d'un avocat (§ 2.2-3705.1 (3))
• Informations confidentielles du fournisseur (§ 2.2-3705.1 (6))
• Dossiers relatifs à la négociation et à l'attribution d'un contrat, avant l'attribution du contrat (§ 2.2-3705.1 ). (12))

Coûts associés à la demande FOIA

Un organisme public peut facturer des frais raisonnables ne dépassant pas le coût réel encouru pour accéder aux documents demandés, les dupliquer, les fournir ou les rechercher, et doit faire tous les efforts raisonnables pour fournir les documents demandés au coût le plus bas possible. Aucun organisme public n'impose de frais ou de dépenses supplémentaires, intermédiaires ou excédentaires pour couvrir les coûts généraux liés à la création ou à la tenue de dossiers ou à la conduite des affaires générales de l'organisme public. Les frais de duplication facturés par un organisme public ne doivent pas dépasser le coût réel de la duplication. Avant de procéder à une recherche de documents, l'organisme public informe le demandeur par écrit que l'organisme public peut facturer des frais raisonnables ne dépassant pas les coûts réels encourus pour l'accès, la duplication, la fourniture ou la recherche des documents demandés et demande au demandeur s'il souhaite obtenir une estimation des coûts avant la fourniture des documents demandés, conformément à la sous-section F de l'article.2 2- du code de la Virginie.3704

Les demandes FOIA doivent être traitées gratuitement lorsqu’elles sont dans l’intérêt public et qu’elles ne nécessitent qu’un temps de travail et des frais de photocopie minimes et/ou raisonnables du personnel.

Il se peut que vous deviez payer pour les documents que vous demandez à la DRPT. La loi sur la liberté d'information nous permet de facturer les coûts réels de la réponse aux demandes de renseignements sur la liberté d'information.

Si nous estimons que la réponse à votre demande coûtera plus de200 $, nous pouvons vous demander de verser un acompte, ne dépassant pas le montant de l'estimation, avant de donner suite à votre demande. Les cinq jours dont nous disposons pour répondre à votre demande ne comprennent pas le temps écoulé entre le moment où nous demandons un dépôt et celui où vous répondez.

Le DRPT évalue les redevances selon les lignes directrices suivantes :

• Si la demande FOIA nécessite environ deux heures ou plus de temps de la part du personnel, les frais imposés seront basés sur le coût réel de la recherche, de l'extraction et de l'expurgation des documents. Les frais de recherche, d'extraction ou d'expurgation des documents ne dépassent pas le salaire horaire au prorata ou le salaire horaire de l'employé le moins bien rémunéré raisonnablement en mesure de répondre à la demande.
  • Le salaire horaire au prorata d'un employé est déterminé en divisant le salaire de cet employé par 1,950 heures (ou moins s'il s'agit d'un temps partiel) et en multipliant ce chiffre par le nombre d'heures nécessaires à la recherche, à l'extraction et à l'expurgation des documents demandés.
  • Exemple : Si, pour fournir des documents, un employé dont le salaire annuel est de50,000 doit consacrer quatre heures à la recherche, à l'extraction et à l'expurgation des documents demandés, les frais correspondants s'élèveront à102.56. (50,000.00/1,950 X 4), ainsi que les frais de photocopie, d'affranchissement, de télécopie et/ou de stockage électronique.
•  Si la demande FOIA nécessite la reproduction de 100 pages ou plus, imprimées recto et verso, le coût sera calculé à 10 cents par page pour chaque page au-delà de 100.
• Si la demande FOIA nécessite un affranchissement, une télécopie ou un dispositif de stockage électronique des données (par exemple, une clé USB), les frais correspondront au coût réel associé à la procédure ou au dispositif.
• Les frais de photocopie, de temps de travail et d'administration, d'affranchissement, de télécopie ou d'appareils de stockage électronique sont évalués séparément et sont cumulatifs.
• Pour déterminer si une redevance est justifiée et pour calculer le montant requis, une ou plusieurs demandes liées à la FOIA émanant de la même personne ou organisation seront considérées comme une seule demande.
• En règle générale, il n'y a pas de frais pour rendre les documents accessibles à des fins de consultation, sauf s'il est établi que l'examen des documents avec le demandeur nécessitera un temps considérable de la part d'un personnel bien informé.
• Toute personne déposant une demande au titre de la FOIA sera informée que le DRPT peut exiger des frais raisonnables ne dépassant pas les coûts réels encourus pour répondre à la demande et demandera au demandeur s'il souhaite obtenir une estimation des coûts. DRPT fournira une estimation des coûts sur demande.
• Vous pouvez nous demander d'estimer à l'avance les frais liés à la fourniture des documents que vous avez demandés. Cela vous permettra de connaître à l'avance les coûts éventuels ou vous donnera la possibilité de modifier votre demande afin de réduire les coûts estimés.  Avant que le DRPT ne réponde à une demande FOIA pour laquelle vous avez demandé une estimation des coûts, vous devez fournir une réponse au DRPT confirmant que vous êtes prêt à payer pour que le DRPT traite la demande. Le délai de réponse du DRPT est prolongé du temps que vous mettez à accepter de payer les coûts estimés. Si les coûts estimés sont supérieurs aux coûts réels, seuls les coûts réels vous seront facturés.
• Si vous nous devez de l'argent à la suite d'une précédente demande FOIA qui est restée impayée pendant plus de 30 jours, le DRPT peut exiger le paiement de la facture en souffrance avant de répondre à votre nouvelle demande FOIA.
• Le paiement des demandes de FOIA doit être effectué à l'ordre du Virginia Department of Rail and Public Transportation (département des transports ferroviaires et publics de Virginie). Les chèques et les mandats liés à une demande FOIA doivent être envoyés à la division Administration de DRPT et doivent faire référence à la demande FOIA associée au paiement. Le paiement sera déposé et crédité à la division ou au bureau qui a fourni les informations pour répondre à la demande de FOIA.
• Les frais peuvent être supprimés ou prélevés à la discrétion du chef du service des affaires extérieures et des initiatives stratégiques.